Gestion de formation

Chaque envoi et réception de document est tracées et horodaté dans le système documentaire lié à la convention. Pour l’audit de vérification qualiopi l’auditeur aura tout en main pour s’assurer en un temps record que tout a bien été suivi.

Création des clients, des contacts et des stagiaires
Création d’une convention de formation et des stagiaires associés

La fiche stagiaire permet de renseigner des informations relatives au handicap du stagiaire et aux aménagements à mettre en place dans la formation.

Un ou plusieurs formateurs sont associés à la formation
Gérez le planning des formateurs avec un planning individuel ou multi formateur pour une grande facilité d’adaptation.

Les formations peuvent être mono convention ou multi convention. C’est-à-dire qu’un formation peut être planifiée pour les ensemble de stagiaires d’une convention (formation intra entreprise) ou en regroupant des stagiaires de plusieurs formations qui y sont inscrits (inter-entreprise)

Un programme de formation standard ou personnalisé est envoyé au client. Il est conservé dans la base documentaire de la convention de formation.
La convention peut être envoyée par mail ou par Yousign pour signature
La convention signée est conservée dans la base documentaire de la convention.

Le guide d’animation standard du programme ou personnalisé est envoyé aux formateurs et conservé dans la base documentaire de la convention

La convocation aux formations est envoyée à chaque stagiaire et à chaque formateur de la convention. Les convocations sont conservées dans la base documentaire de la convention.
XJ avant chaque formation (valeur paramétrable dans les paramètres de formation) un rappel est envoyé par mail aux stagiaires et aux formateurs.

SIMAX permet d’enregistrer les retards des stagiaires pour un meilleur suivi de ceux ci

Selon si la formation est en présentiel ou à distance SIMAX permet de créer des attestations de présence ou des attestations de connexion à signer par les stagiaires et les formateurs.
Les attestions sont conservées dans la base documentaire de la convention.
Il est également possible de demander aux stagiaires de signer leur présence en ligne sur l’extranet si vous le souhaitez.

En fin de formation envoyez en un clic leurs certificat de réalisation à tous les stagiaires.
Les certificats seront conservés dans la base documentaire de la convention.

Envoyez en un clic les enquêtes de satisfactions à tous les stagiaires, au client, à l’OPCO et aux formateurs.
Les enquêtes client et stagiaire peuvent être répondues en ligne sur l’extranet client ou l’extranet stagiaire.
Les enquêtes formatrices peuvent être remplies en ligne par les formateurs avec leurs droits d’accès au système
En cas de non réponse une relance est faite X jours après envoi.

Le module RH de SIMAX permet de stocker leurs cv et diplôme, de suivre les compétences des formateurs, leurs entretiens annuels et leur propre formation

L’extranet clients permet aux clients de voir l’avancement de l’ensemble des formations confiées à l’organisme et de remplir les questionnaires de satisfaction.

Le tableau de bord permet d’avoir une vision globale de l’ensemble des formations en cours.

Conformément à la réglementation Qualiopi vous devez mettre en place des activités de veille pour :
– Les évolutions métier
– Les évolutions réglementaires
– Les innovations pédagogiques et technologique
Le formulaire de veille de SIMAX vous permet de tracer ces activités et de les présenter à l’auditeur Qualiopi.
Petite astuce : Pour innovation technologique pensez à mettre que vous vous être renseigné sur SIMAX un atout technologique formidable pour faciliter la formation.

Vous avez d’autres activités que la formation ? Regardez tous les modules que propose SIMAX pour gérer des activités de négoce, de service ou d’activité industrielle ! Avec SIMAX vous pouvez tout gérer avec un seul référentiel de donnée.