Le saviez-vous ? Dans 50% des cas (chiffres officiel Gartner) la mise en place d’un ERP se termine par un échec. Cette situation peut même se terminer de façon dramatique pour l’entreprise qui subit l’échec.

 

Je suis un jour intervenue dans une entreprise qui était au bord du gouffre financier suite à un mauvais changement d’ERP. La société B. avait choisi un outil très connu du marché mais la souplesse promise en main sur le cœur par les commerciaux n’était pas au rendez-vous. Par conséquents les particularités en facturation n’avaient pas pu être prises correctement en compte et cette entreprise n’avait pas pu sortir de facture de façon automatique juste depuis 6 mois. Pas de factures, pas de paiement…. Elle était au bord du dépôt de bilan.

 

Comment nous l’avons sortie de l’ornière en moins d’un mois c’est une autre histoire… Mais ce qu’il faut retenir de ce projet c’est que cette situation aurait pu être évitée par une meilleure gestion des besoins et un meilleur processus de sélection de la solution.

 

Dans 80% des cas, l’échec est dû à une inadéquation de la solution choisie ou à son manque de souplesse et dans 20% des cas l’échec est d’origine purement humain avec des problèmes de mésentente. Dans le cas que j’ai cité plus haut on avait clairement les deux.

 

En tant que chef de projet, puis directrice de projets sur plus de 500 projets ERP ou CRM j’ai moi aussi commis des erreurs ou vu des concurrents commettre des erreurs. J’écris donc ces mots pour partager ce que j’ai retenu des bonnes pratiques gagnantes. Voici donc 10 étapes à ne pas manquer dans votre préparation de changement d’ERP.

 

 

1- Constituer une équipe projet

 

Quand je rencontre mes prospects ils me disent toujours la même chose : « Le nouvel ERP ? les équipes l’attendent comme le messie, il n’y aura pas de résistance au changement chez nous. » En réalité mener un projet ERP avec un logiciel qui est « imposé » par la direction n’est pas une sinécure… Je recommande donc toujours de constituer une équipe projet et que cette équipe composée de futurs utilisateurs et pas uniquement la direction.

 

Pour une bonne gestion du changement et obtenir un maximum de rentabilité de votre nouvel ERP le projet doit être co-construit avec les futurs utilisateurs et répondre à leurs attentes et besoins quotidiens.

 

 

2- La récolte des besoins

 

Pour la récolte des besoins, certaines entreprises font appel à des prestataires externes pour établir un cahier des charges. Pour un de mes clients situé à Villeurbanne j’avais reçu un cahier des charges qui leur avait couté 30 000 euros. Du coup l’entreprise n’avait plus que 50 000 euros de budget pour l’ERP. Depuis je dis, oui faites-vous accompagner mais pas si ça vous coute autant que l’ERP.

 

Quelques règles importantes sur la récolte des besoins :
– Faites preuve d’imagination
– Evitez la lettre au père noël
– Prévoyez l’automatisation
– Pensez à demain

 

 

3- La rédaction du cahier des charges

 

En fin du présent document nous vous proposerons de vous envoyer un modèle de cahier des charges qui peut grandement vous aider à ne pas oublier un chapitre important. Beaucoup d’intégrateurs ou d’éditeur sont des « petits malins » qui profitent des chapitres non mentionnés dans le cahier des charges pour ne pas les chiffrer et c’est ainsi que les budgets font X2 ou X3 sans prévenir alors qu’on pensait avoir pris le moins disant.

 

A travers les différents chapitres et sujets, le cahier des charges doit présenter 3 choses essentielles :
– Le référentiel des données : quelles sont les données spécifiques ou importantes pour votre métier dont vous avez besoin
– Les processus de l’entreprise
– Le pilotage : Quelles statistiques et tableaux de bord doivent être disponibles

 

 

4- La sélection des solutions

 

Une des questions qu’on me pose souvent c’est « Quel budget et qui contacter ? ». La bonne réponse c’est « Ca dépend… ». Rassurez-vous je vais préciser.On recommande d’envoyer le cahier des charges à un minimum de 3 entreprises et un maximum de 10. Vous pouvez transmettre votre cahier des charges à un Editeur ou à un intégrateur. Un intégrateur est une société qui vous conseille et met en place l’ERP chez vous.

 

Dans votre panel de solutions consultées veillez à avoir :
– Des solutions métier (proche de ce que vous faites)
– Des solutions génériques mais souples

 

Vous n’allez pas vous adresser aux mêmes solutions selon que vous êtes une TPE ou une multinationale. Les budgets peuvent aller de quelques milliers d’euros à plusieurs millions. Une bonne piste consiste à regarder le site internet de l’éditeur de de voir quelles types d’entreprises il adresse. S’il indique « grand groupe ou ETI » et que vous être une TPE ou une petite PME, Ce n’est pas adapté et inversement.

 

 

5- L’envoi du cahier de réponse

 

Il m’est arrivé trop souvent de devoir défendre mon dossier qui ressortait 5 000 euros plus cher que le concurrent… avec un concurrent qui avait chiffré la moitié du projet.

 

Si votre souhait est de comparer des offres comparables, je vous recommande fortement de fournir une grille de réponse pour pousser les entreprises interrogées à répondre de la même façon aux mêmes questions.

 

Cette grille de réponse est souvent un document Excel avec la liste des fonctionnalités demandées et des cases définies pour mettre les montants.

 

 

6- Le choix de la short list

 

Avec les réponses vous allez pouvoir choisir en fonction des critères suivants :
– Adéquation au besoin
– Nombre de jour de prestations
– Nombre de jours de développements spécifiques
– Budget.

 

Vous pouvez donner des notes sur ces 4 critères et utiliser des pondérations pour obtenir une note finale qui permet de faire un choix factuel.

 

Notez que le nombre de jour de développement spécifique est un critère négatif. Plus ces jours sont importants plus le projet est risqué et plus la solution sera chère à maintenir sur le long terme.

 

 

7- La préparation de la démonstration

 

Vous voulez que lors de la démonstration on vous présente l’ERP du point de vue de vos besoins, si possible avec un jeu de données à vous. Pour éviter les effets de manche avec une présentation de zouzou graphiques sexy mais sans lien avec votre besoin, il est recommandé de transmettre aux entreprises de la short list un plan de démo avec un jeu de données permettant cette démonstration.

 

Constituez le plan de démonstration avec l’équipe projet et conviez-les à la démonstration pour recueillir leurs avis.

 

 

8- La sélection de la solution et de l’intégrateur

 

Pour prendre votre décision il y a encore plusieurs éléments à considérer. Demander le nom d’un client déjà utilisateur de taille ou de métier comparable que vous pouvez appeler pour avoir son avis sur la solution et l’intégrateur.

 

Le processus de sélection en dit beaucoup sur votre intégrateur :

 

A-t-il respecté vos consignes ?

 

Vous a-t-il démontré sa maitrise du logiciel ?

 

Vous a-t-il semblé bien comprendre votre métier ?

 

Vous a-t-il présenté comment il comptait mener le projet ?

 

Dans le cas de la société B. l’intégrateur n’avait pas présenté sa méthode de gestion de projet et pour cause il n’en avait aucune.

 

 

9- Négociez le contrat

 

Dans mes conditions générales de vente je décris à quoi je m’engage et à quoi s’engagent mes clients. Les 2 doivent s’engager pour le bien du projet.

 

Relisez les conditions générales de vente ou le contrat et vérifiez que :
– Le prestataire est bien couvert en cas de problème
– S’engage sur des résultats et des moyens

 

Il est de coutume que la facturation se fasse à l’avancement avec un acompte de 30 à 40% en début de projet.

 

Si vous avez un impératif de délai celui-ci doit être consigné de façon très claire dans le contrat.

 

Veillez à établir une relation win win avec votre prestataire ceci sera bénéfique à vos 2 sociétés sur le long terme.

 

 

10- Planifier/organiser

 

Dans le cadre du sauvetage de la société B. nous n’avons pas remplacé tout l’ERP, nous avons commencé par mettre en place la facturation automatisée. Et ce n’est qu’une fois ce volet fonctionnel et l’entreprise sortie de ses problèmes de trésorerie que nous avons remplacé le reste de l’ERP.

 

D’expérience, il n’est pas bon de créer des projets trop gros qui trainent en longueur. Mieux vaut se fixer des objectifs intermédiaires plus courts.

 

Il est presque toujours possible de découper le projet en lots ou phases et de ne pas attendre la recette finale pour réaliser des tests de validation de ces lots.

 

Si un lot est plus critique que les autres, il doit être traité en premier.

 

 

Pour en savoir plus

 

J’espère que cet article vous a intéressé. Nous serions ravis d’échanger davantage avec vous sur ces sujets. Si vous nous laissez votre email ci-dessous nous vous transmettrons un exemple de cahier des charges qui vous aidera à vous préparer en toute sérénité.

 

En vous remerciant d’avoir lu cet article, nous vous souhaitons un bon projet ERP.

 

Miren Lafourcade,

Directrice Générale NOUT.

 

Vos coordonnées pour l’envoi du modèle de cahier des charges